Nach Artikel 63 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2018/1725 „hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt“.
Artikel 68 der Verordnung sieht außerdem vor: „Beschäftigte eines Organs oder einer Einrichtung der Union können beim Europäischen Datenschutzbeauftragten Beschwerde wegen eines mutmaßlichen Verstoßes gegen diese Verordnung einlegen, auch ohne den Dienstweg einzuhalten.“
Wer der Ansicht ist, dass ein Organ oder eine Einrichtung der EU seine Rechte in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten verletzt, kann eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDSB) einreichen. Mitarbeiter eines Organs oder einer Einrichtung der EU können auch dann eine Beschwerde beim EDSB einreichen, wenn sie nicht direkt von der Verletzung betroffen sind.
Beschwerdeführern wird grundsätzlich empfohlen, sich erst an den EDSB zu wenden, nachdem sie Verbindung mit dem Verantwortlichen und/oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten des betreffenden Organs bzw. der betreffenden Einrichtung aufgenommen haben. Beschwerden können aber auch direkt beim EDSB eingereicht werden, wenn dies erforderlich erscheint.
Beschwerden beim Europäischen Datenschutzbeauftragten müssen schriftlich – in Papierform oder elektronisch – eingereicht werden, wobei grundsätzlich das Beschwerdeformular zu verwenden ist, das auf der Website des EDSB zur Verfügung steht. Dieses Formular kann elektronisch ausgefüllt und übermittelt werden. Alternativ kann es aber auch mit allen relevanten Angaben und etwaigen Belegen per Fax oder postalisch eingereicht werden.
Wird eine Beschwerde für zulässig befunden, führt der EDSB eine Untersuchung durch, sofern ihm dies angemessen erscheint. Wenn der Fall im Rahmen seiner Untersuchung nicht zufriedenstellend beigelegt wird, versucht der EDSB, eine einvernehmliche Lösung zu finden, die den Beschwerdeführer zufriedenstellt. Wenn dieser Schlichtungsversuch scheitert, kann der EDSB die Berichtigung, Sperrung, Löschung oder Vernichtung der Daten anordnen oder sogar eine bestimmte Datenverarbeitung verbieten.
Der EDSB ist nicht befugt, sich mit Problemen zu befassen, die nationale Behörden oder private Einrichtungen in den EU-Mitgliedstaaten betreffen, oder Schadenersatz für die von einer Verletzung der Datenschutzbestimmungen betroffene Person zu leisten.
Um eine einheitliche Behandlung von Beschwerden im Bereich des Datenschutzes zu gewährleisten und unnötige Doppelarbeiten zu vermeiden, haben die Europäische Bürgerbeauftragte und der EDSB eine Gemeinsame Absichtserklärung (PDF) unterzeichnet. Darin ist unter anderem festgelegt, dass eine Beschwerde, die bereits von einer der beiden Einrichtungen bearbeitet wurde, nicht von der anderen Einrichtung wiederaufgenommen wird, es sei denn, der Beschwerdeführer trägt wesentliche neue Sachverhalte vor.