Gemäß Artikel 3 (7) der Verordnung (EU) 2018/1725 bezieht sich der Begriff „Datei mit personenbezogenen Daten“ auf „jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird“.
Die Definition ist unabhängig von der Größe der Datei, die je nach den Umständen unterschiedlich sein kann. In einigen Fällen, wie z. B. bei Disziplinarakten für ein kleines EU-Organ, kann die Datei nur eine Handvoll Einträge umfassen.