Gemäß Artikel 3 (3) der Verordnung (EU) 2018/1725bezeichnet die Verarbeitung personenbezogener Daten “jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.
Personenbezogene Daten können bei vielen Aktivitäten verarbeitet werden, die mit dem Berufsleben einer betroffenen Person zusammenhängen. Beispiele innerhalb der Organe und Einrichtungen der EU sind: die Verfahren im Zusammenhang mit Personalbeurteilungen und mit der Rechnungsstellung einer Bürotelefonnummer, Teilnehmerlisten von Sitzungen, die Handhabung von Disziplinarakten und medizinischen Unterlagen sowie die Erstellung und Online-Bereitstellung von Listen von EU-Bediensteten und ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen.
Personenbezogene Daten, die andere natürliche Personen als EU-Mitarbeiter betreffen, können ebenfalls verarbeitet werden. Beispiele dafür sind Besucher, Auftragnehmer, Antragsteller usw.